Wir befinden uns in einem Dilemma: einerseits stellen in einer Wissensgesellschaft Informationen das höchste Gut dar, andererseits drohen viele Menschen in der Informationsflut unterzugehen. Viele können nicht damit umgehen und denken, dass jede neue Information sofort verarbeitet werden muss.

Dadurch entstehen für viele Unternehmen erhebliche Kosten. Allerdings unterschätzen viele Unternehmen dieses Problem: oft dauert es sehr lange, bis ein Mitarbeiter nach einer Unterbrechung durch eine Mail seine ursprüngliche Tätigkeit wieder aufnimmt. Die Leistung sinkt – und: die Fähigkeit, Entscheidungen zu treffen und kreativ zu denken wird negativ beeinflusst.

Begünstigt wird die Informationsflut durch das digitale Zeitalter. Neue Informationen können ohne Hindernisse veröffentlicht werden, Spams müllen unsere Mailboxen zu, Textnachrichten und Twitter-Tweets gelangen auf unsere Handys, wir erhalten Nachrichten auf dem Anrufbeantwortern und dem Blackberrys und Benachrichtigungen von Freunden über soziale Plattformen wie Facebook.

Doch wie damit umgehen? Hier einige nützliche Tipps für E-Mail-Nutzer:

 Als Empfänger:

• Verschwenden Sie keine Zeit mit dem Sortieren von Nachrichten in Ordner. Posteingang-Suchmaschinen machen das überflüssig.
• Schalten Sie die Funktion „Automatische Benachrichtigung“ bei eingehenden Nachrichten ab, um ständige Unterbrechungen zu vermeiden. Legen Sie feste Zeitfenster fest, zu denen Sie Ihre E-Mails abrufen.
• Wenn Sie auf eine E-Mail mehrere Tage nicht antworten, teilen Sie dem Versender mit, wann Sie die Nachricht wahrscheinlich bearbeiten werden. Dies vermeidet Nachfragen.

Als Versender:

• Damit Empfänger kurze Nachrichten gar nicht erst öffnen müssen, schreiben Sie den gesamten Inhalt in die Betreffzeile, und schließen Sie diese mit „eom“ („End of Message) ab.
• Kopieren Sie – wenn möglich – den gesamten Inhalt von Anhängen in den Nachrichtentext. Dies erspart zeitaufwändiges Öffnen der Anhänge.
• Minimieren Sie das Hin und Her von E-Mails, indem Sie konkrete Vorschläge unterbreiten („Können wir uns um 10 Uhr treffen?“) anstatt offen zu fragen („Wann wollen wir uns treffen?“)

Und vor Allem: versenden Sie im eigenen Interesse weniger E-Mails. Denn: eine gesendete Nachricht führt im Schnitt zu zwei Antworten!

Buchtipps: M. Dressler: „E-Mail-Knigge: Das Original“, Web Gold Akademie; Klingberg: „Wie man die Informationsflut bewältigt, ohne den Verstand zu verlieren“, C.H. Beck