Leider sind immer noch viele Meetings in der Praxis Zeitkiller und Motivationsbremsen – viel zu oft wird unstrukturiert gelabert, jeder Teilnehmende redet so viel, wie er/sie möchte und Argumente werden endlos wiederholt. Auch fehlt vielen Meetings eine klare Moderation und die Teilnehmenden leiden unter „Methodenarmut“. Es fehlen Methoden zur Problembeschreibung, Generierung von Lösungsalternativen und bei der Entscheidungsfindung. Außerdem fehlt oft die Disziplin, sich auf ein Meeting vorzubereiten. Meetings bestimmen den Arbeitsalltag – daher lohnt es sich, Regeln aufzustellen, um produktiver zu werden.

Jeff Bezos, der Gründer und CEO von Amazon, hat drei einfache Regeln aufgestellt, um Meetings produktiver zu gestalten:

1. Die „Zwei-Pizza-Regel“: es sollten nur so viele Teilnehmende anwesend sein, wie von zwei Pizzen satt werden können. Zu viele Teilnehmende führen dazu, dass Meetings in Fraktionen zerfallen und introvertiertere Teilnehmende sich zurückhalten
2. Keine Powerpoint-Präsentationen: diese lenken unnötig ab und verhindern wichtige Fragen und Kontroversen. Besser ist eine vorherige Vorbereitung bzw. der Einsatz von Spontanvisualisierung, z.B. am guten alten Flipchart
3. Silent Start: zu Beginn des Meetings bekommen alle Teilnehmende die Gelegenheit, sich mit dem Vorbereitungsmaterial auseinander zu setzen. Dies findet im Meeting statt, da es eh eine Illusion ist, dass Leute sich vor dem Meeting vorbereiten

Haben Sie das auch schon erlebt: auf Konferenzen und Workshops finden die wichtigsten Gespräche immer in den Kaffeepausen statt! Tatsächlich hat der informelle Geist einer Kaffeepause eine kreative und unbeschwerte Kraft, die sich manche Mitarbeiter in ihrem Unternehmen wünschen würden. Daher eignet sich die Methode hervorragend zur Strukturierung von Workshops und Besprechungen.

Die Open Space Technology (übersetzt: „Offener Raum“ oder „Freiraum“) wurde maßgeblich durch Harrison Owen in den 80er Jahren des letzten Jahrhunderts entwickelt. Im Wesentlichen geht es darum, im Gegensatz zu bekannten Konferenzmethoden, einen Raum für gemeinsame Lösungen zu schaffen und in kurzer Zeit mit vielen Teilnehmern eine Aufbruchstimmung zu erzeugen und lösungsorientiert zu arbeiten. Dabei entsteht eine Kraft, die zu unvorhersehbaren Ergebnissen (im positiven Sinne!) führt

Kernelemente der Open Space Technology – Vier Prinzipien und ein Gesetz

Diese werden zu Beginn den Teilnehmern erläutert:

„Wer auch immer kommt, es ist der/die Richtige!“

 Jeder der sich für ein bestimmtes Teilthema entscheidet, ist willkommen.

„Was auch immer geschieht, es ist das einzige, was geschehen kann!“

Jedes Anliegen ist wertvoll – geben Sie unerwarteten und ungeplanten Dingen Raum.

„Wann immer es beginnt, es ist die richtige Zeit!“

Wichtiger als ein minuziös geplanter Start ist das Gespür für den richtigen Moment. Wenn sich genügend Teilnehmer eingefunden haben, geht`s los.

„Wenn es vorbei ist, ist es vorbei!“

Wenn die Gruppe schnell auf ein Ergebnis kommt, ist es gut. Zerreden Sie nicht die guten Ergebnisse, sondern trinken Sie einen Kaffee mit der Gruppe.

Das Gesetz der zwei Füße

Jeder geht zu dem Workshop, der ihn interessiert. Jeder kann den Workshop verlassen, um zu einem anderen zu gehen.

Der Ablauf

Zunächst sitzen alle in einem Raum. Danach werden die Regeln (s.o.) erläutert. Die Themen der Workshops ergeben sich aus den Anliegen der Teilnehmer – diese werden gesammelt und ggf. priorisiert. Die Themen werden dann verschiedenen Arbeitsräumen zugeordnet und die Teilnehmer tragen sich für die Anliegen ein, die sie interessieren. In der Gruppenarbeitsphase arbeiten die Teilnehmer selbstorganisiert und dokumentieren die Ergebnisse. Bei längeren Veranstaltungen kann einzwischenzeitliches Präsentieren der Ergebnisse im Gesamtplenum („Abend- und Morgennachrichten“) Sinn machen. Am Ende steht die gemeinsame Auswertung und Planung der Umsetzung.

Praktisches

Die Open Space-Methode eignet sich für Gruppen von 12 bis zu mehreren hundert Teilnehmern. Sie kann – je nach Gruppengröße und Komplexität der Themen – von zwei Stunden bis zu drei Tagen dauern. Open Space ist immer dann sinnvoll, wenn ein hohes Maß an Beteiligung ermöglicht werden soll. Die Methode eignet sich als Kick-off für Strategiethemen, für Organisationsentwicklung, im Change-Management u.v.m..

Nähere Informationen finden sich im Internet oder in der Fachliteratur.

Menschen die Verhandeln, verfangen sich häufig in Positionen. Ergebnis ist für beide Verhandlungsparteien daher oft ein Ergebnis, dass für beide Seiten unbefriedigend ist. Dabei liegt die Kunst des Verhandelns darin, für beide Seiten befriedigende Ergebnisse gerade für festgefahrene Situationen zu finden.

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Das Unwohlsein, vor anderen Menschen reden zu müssen, ist weit verbreitet. Teilnehmer in Rethorik-Tainings arbeiten oft hart an ihren Präsentations-Fähigkeiten, bekämpfen ihr Lampenfieber und versuchen sich an Gruppendynamik. Das dauert.

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„Ich bin nicht kreativ“ – diesen negativen Glaubenssatz höre ich häufig in Coachings und Trainings. Und meine Teilnehmer bzw. Coachees erhoffen sich dann von mir neue Ideen und Lösungsansätze statt diese selbst zu entwickeln. Dabei geht es gar nicht darum kreativ zu „sein“ oder zu „werden“. Manchmal genügt es, die richtigen Methoden zu kennen. Eine bewährte Methode stelle ich in meinem heutigen Artikel vor – das Kreativitätsmodell von Walt Disney.

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Kennen Sie das? Es ist wieder soweit – der zweite Mittwoch des Monats – Abteilungsmeeting. Sie wissen jetzt schon, was in den nächsten beiden Stunden auf Sie zukommt: Endlosmonologe von Selbstdarstellern, stickige Luft, Blicke, die aus dem Fenster wandern, Handys, die vibrieren und liebloses Herunterspulen von schlecht gemachten und überladenen Powerpoint-Präsentationen. Das sind leider die Assoziationen, die mit der Kommunikationsplattform „Meeting“ verbunden werden. Schade – denn kaum eine Führungskraft begreift Meetings als eine Chance das zu tun, wofür sie bezahlt wird: zu führen, zu strukturieren, Menschen motivieren.

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