Leider sind immer noch viele Meetings in der Praxis Zeitkiller und Motivationsbremsen – viel zu oft wird unstrukturiert gelabert, jeder Teilnehmende redet so viel, wie er/sie möchte und Argumente werden endlos wiederholt. Auch fehlt vielen Meetings eine klare Moderation und die Teilnehmenden leiden unter „Methodenarmut“. Es fehlen Methoden zur Problembeschreibung, Generierung von Lösungsalternativen und bei der Entscheidungsfindung. Außerdem fehlt oft die Disziplin, sich auf ein Meeting vorzubereiten. Meetings bestimmen den Arbeitsalltag – daher lohnt es sich, Regeln aufzustellen, um produktiver zu werden.

Jeff Bezos, der Gründer und CEO von Amazon, hat drei einfache Regeln aufgestellt, um Meetings produktiver zu gestalten:

1. Die „Zwei-Pizza-Regel“: es sollten nur so viele Teilnehmende anwesend sein, wie von zwei Pizzen satt werden können. Zu viele Teilnehmende führen dazu, dass Meetings in Fraktionen zerfallen und introvertiertere Teilnehmende sich zurückhalten
2. Keine Powerpoint-Präsentationen: diese lenken unnötig ab und verhindern wichtige Fragen und Kontroversen. Besser ist eine vorherige Vorbereitung bzw. der Einsatz von Spontanvisualisierung, z.B. am guten alten Flipchart
3. Silent Start: zu Beginn des Meetings bekommen alle Teilnehmende die Gelegenheit, sich mit dem Vorbereitungsmaterial auseinander zu setzen. Dies findet im Meeting statt, da es eh eine Illusion ist, dass Leute sich vor dem Meeting vorbereiten

In den meisten Unternehmen wird auf Teamwork gesetzt – aber warum ist echtes Teamwork so selten zu finden? Patrick Lencioni hat in seinem Buch „Die fünf Dysfunktionen eines Teams“ anschaulich beschrieben, wie Organisationen oft unbewusst in die Falle tappen, die er die fünf Krankheiten eines Teams nennt.

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Wir gehen insgeheim davon aus, Teamarbeit sei etwas Gutes. Und in der Tat: Teams können Großartiges leisten, denn das Team gleicht aus, regt an und weiß mehr als der Einzelne. Allerdings: man darf sich nicht darauf verlassen. Ich werde immer häufiger von dysfunktionalen Teams für Teamentwicklung und Teamcoaching gebucht.  Denn wissenschaftliche Untersuchungen zeigen, dass Teams trotz zusätzlicher Ressourcen unterschiedlicher Teammitglieder nicht automatisch gute Leistungen erbringen. Koordinations- und Motivationsprobleme sowie fehlende Zielklarheit bzw. Wertschätzung können die Vorteile auf ein Minimum reduzieren.

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In Führungskräftetrainings oder –coachings werde ich häufig mit dem Wunsch konfrontiert, Teams in Bezug auf Gruppendynamik besser verstehen und analysieren zu können. Denn das formelle Organigramm sagt wenig über die wahren Beziehungen im Team aus. Ich greife dabei gerne auf das Modell von Raoul Schindler zurück.

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Kleinere Gruppen, Teams oder Systeme funktionieren häufig auch ohne festgeschriebene Regeln und Verhaltensweisen gut – und bleiben stabil. Diese „natürlichen Gruppen“ werden durch die engen Beziehungen der Gruppenmitglieder untereinander zusammengehalten.

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